Bestuurslid – Penningmeester

De functie

Vanwege de verhuizing van onze huidige penningmeester willen we zorgen voor een voorspoedige overdracht van onze financiële zaken naar een in de provincie Utrecht woonachtige penningmeester. De penningmeester vervult een essentiële rol in de financiële processen binnen onze organisatie.

Als penningmeester ben je op bestuurlijk niveau verantwoordelijk voor en aanspreekpunt en coördinator van financiële en fiscale zaken en investeringen. Daarbij is het van belang dat je mogelijke risico’s herkent, communiceert met de rest van het bestuur en samen zoekt naar passende oplossingen.

Ook sta je als opdrachtgever in contact met een extern boekhoudkantoor en ben je verantwoordelijk voor de verwerking van de twee-maandelijkse betalingsbatches. Jaarlijks werk je samen met de accountant i.v.m. de jaarlijkse controle op onze jaarrekening. Je bent de sparringpartner voor de Initiative Facilitator bij het opstellen/actualiseren van de jaarlijkse en meerjarenbegrotingen.

Vanwege de samenstelling van het bestuur willen we met name jonge kandidaten oproepen om te reageren. De opgave waar SCN voor staat, vraagt om mensen die intergenerationeel, divers en inclusief denken en handelen. De tijdsbesteding voor deze maatschappelijk betekenisvolle rol en functie is circa drie tot vijf uur per week, met een mogelijke hogere intensiteit in specifieke oplevermomenten.

De bestuursfunctie is voor drie jaar en is onbezoldigd. Na een eerste bestuurstermijn kan je je opnieuw kandidaat stellen.

Herken je je in het profiel en lijkt het takenpakket je leuk, maar heb je geen eerdere ervaring als penningmeester of voldoe je nog niet aan alle competenties? Geen probleem. We gaan graag samen het gesprek aan voor wat jij nodig hebt voor het uitvoeren van deze functie.

Stand van zaken financieel-administratieve portefeuille

• Afgelopen tijd heeft onze huidige penningmeester een proces ingezet om de boekhouding en administratie in te richten voor een hogere uitbestedingsgraad.
• We werken nu met een ervaren boekhouder en daarnaast een onafhankelijke accountant, die beide gevestigd zijn in Utrecht. De dienstverlening van deze partijen is in hoge mate geautomatiseerd (Elvy en Exact) en verloopt naar tevredenheid.
• Voor de komende zittingsperiode van de penningmeester staat het invoeren van een verdere delegatie van het procuratiehouderschap naar het management binnen de stichting op de agenda.

Specifieke taken van de voorzitter

• Dragen van verantwoordelijkheid op bestuurlijk niveau voor financiële en fiscale zaken en processen.
• Afstemmen met boekhoudkantoor en accountant, i.v.m. de financiële processen en stand van zaken, de jaarrekening en de controleverklaring.
• Opstellen en publiceren van de ANBI-publicatie.
• Te woord staan van het subsidiebureau van de gemeente Utrecht en overige subsidiënten i.v.m. vragen rondom onze jaarrekening en financiële verantwoording.
• Tweewekelijks fiatteren (via het Elvy-systeem) en betalen (middels betaalbatches) van facturen en declaraties.
• Maandelijks betalen van salarissen en loonbelasting via een betaalbatch.
• Per kwartaal het betalen van de omzetbelasting.

De algemene taken van een bestuurslid

• Actief participeren bij het ontwikkelen en concipiëren van strategische vraagstukken en onze strategie.
• Deelnemen aan (half-)jaargesprekken met medewerkers.
• Actief signaleren van ontwikkelingen in ons maatschappelijke speelveld.
• Actief signaleren en bespreekbaar maken van knelpunten en risico's.
• Verzorgen van een controlerende / toetsende functie.
• Indien nodig, aanspreekpunt zijn voor subsidiënten en andere strategische partners.
• Bespreken van de voortgang van projecten met zowel onze projectontwikkelaars als bestuursleden.
• Adviseren van projectontwikkelaars vanuit professionele expertise.
• Meedenken en adviseren over subsidieaanvragen.
• onderzoeken van de ontwikkelingen binnen de organisatie – bestuurslid heeft een luisterend oor, is mensgericht ingesteld en is in staat verbindend te communiceren over mogelijk tegengestelde belangen.
• Actief participeren in het programma van De Voorkamer, om zo grip te hebben op onze community en wat er speelt in onze organisatie.

Competenties

Ervaring met financiële bedrijfsvoering

Je hebt inzicht in financiële processen en houdt grip op de planning en voortgang van de begrotingscycli. Je hebt kennis van jaarrekeningen en ANBI-regelgeving.

Leidend in procesontwikkeling

Samen met het bestuur en de accountant werk je aan het soepele verloop van de accountantscontrole, daarin herken je kansen voor de organisatorische ontwikkeling van de organisatie.

Nederlandse en Engels

Jij bent zowel in geschreven en gesproken Nederlands taalvaardig. Dit i.v.m. de contacten met Nederlandstalige subsidiënten en Nederlandstalige wetgeving waarin nuance in taal van belang is. Daarnaast beheers je de Engelse taal i.v.m. de meertaligheid binnen het bestuur.

Het bestuur

Het bestuur van onze stichting bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een algemeen bestuurslid, een bestuurslid met expertise HRM en twee bestuursleden met expertise diversiteit en inclusie. Het bestuur vergadert 12 keer per jaar. Periodiek stelt het bestuur een (meerjaren-)beleidsplan vast. Dit plan wordt door de werknemers van De Voorkamer in afstemming met de bestuursleden en de subsidiënten uitgewerkt. De bestuursleden zien toe op de uitvoering en doorontwikkeling van het plan.

• Sytse Koopmans (hij/hem) – Voorzitter
• Jos Konickx (hij/hem) – Penningmeester
• Zina Mansoor (zij/haar) – Algemeen bestuurslid
• Anthony Assaker (hij/hem) – Bestuurslid HRM
• Srishagon Abraham (hij/hem) – Bestuurslid diversiteit & inclusie
• Ekram Jalboutt (zij/haar) – Bestuurslid diversiteit & inclusie

De bestuursleden zijn onbezoldigd. Onkosten worden vergoed. Het merendeel van de (directie-)taken zijn momenteel bij de 'Initiative Facilitator' belegd. De Initiative Facilitator is tevens de oprichter van De Voorkamer.

Vragen?

Je kunt altijd contact met ons opnemen via info@collectivenouns.org.